Папки, в которых легко найти нужное

Структура должна помогать работе, а не превращаться в отдельный проект.

Один проект — одна папка

Соберите материалы, которые относятся к одной задаче, в одном месте. Группировать файлы только по формату — «все PDF» и «все картинки» — удобно не всегда: контекст проекта быстро теряется.

project-name/
  01-inbox/
  02-working/
  03-assets/
  04-delivery/
  archive/

Inbox — временное место для нового. Working — текущие документы. Assets — исходные материалы. Delivery — то, что уже можно передавать. Archive — завершённые версии.

Не делайте структуру глубже, чем нужно

Если в проекте три файла, хватит одной папки. Подпапки появляются, когда содержимое действительно перестаёт помещаться в понятный список. Два-три уровня обычно легче поддерживать, чем десятки вложенных каталогов.

Разбирайте входящие небольшими порциями

Назначьте короткое время раз в неделю: удалить ненужное, переименовать важное, перенести документы из Inbox. Если папка стала складом, уменьшите число категорий, а не увеличивайте его.